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Fristen notieren – und auch Verjährung beachten
Zunächst empfiehlt es sich, sämtliche im Entsorgungsvertrag konkret benannten Fristen zu notieren (mit entsprechenden Vorfristen, gerade bei erforderlicher Gremienbeteiligung). Dies gilt insbesondere für die Laufzeit des Vertrages (Kündigungs- und Verlängerungsfristen). Auch Verjährungsfristen sollten vorsorglich notiert werden. In diesem Zusammenhang auch der aktuelle Hinweis, dass mit Ablauf dieses Jahres sämtliche Ansprüche verjähren, die im Jahr 2011 entstanden sind und der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren unterliegen (§ 195 BGB). Von wirtschaftlich großer Bedeutung sind auch eventuelle Fristen für die Geltendmachung von Entgeltanpassungen.
Entgeltanpassungen – auch zugunsten des öffentlichen Auftraggebers
Der aktuell sinkende Dieselpreis, der vielen Anpassungsregelungen bei Logistikleistungen zugrunde liegt, gibt Anlass daran zu erinnern, dass Entgeltanpassungen auch „nach unten“ - also zugunsten des öffentlichen Auftraggebers – zu prüfen und ggf. form- und fristgerecht geltend zu machen sein können.
Ahndung von Pflichtverletzungen
Entsorgungsverträge enthalten meist mehrere Regelungen zu den Folgen von Pflichtverletzungen des Auftragnehmers, die den öffentlichen Auftraggeber z.B. zur Abmahnung, Kündigung, Geltendmachung von Vertragsstrafen oder Schadenersatzansprüchen berechtigen können.
Da in der Praxis auf Auftraggeber-Seite eine Vielzahl von (Behörden-) Mitarbeitern mit dem Vertragsvollzug befasst sein können, empfiehlt es sich, alle Beteiligten über die wesentlichen Vertragsinhalte zu informieren und den Informationsfluss sicherzustellen, damit eventuelle Verstöße gegen vertragliche Pflichten kurzfristig der für das Vertragscontrolling zuständigen Person bekannt sind und geahndet werden können.
Anpassung von Entsorgungsverträgen
Bei alledem kann auch die Anpassung von Entsorgungsverträgen erforderlich werden. Jede Änderung, die naturgemäß nicht mehr im Wettbewerb der Bieter erfolgt, bedarf der Prüfung ihrer vergaberechtlichen Zulässigkeit, die bei wesentlichen Änderungen regelmäßig zu verneinen ist.
