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„Die einzelne online verfügbare Dienstleistung ist dabei aber nur der Schlussstein“, erklärt Organisationsreferent Bernd Kuch. „Zunächst muss der dazugehörige Arbeitsprozess der Verwaltung komplett digitalisiert werden, nur so kann das Potenzial der Digitalisierung voll ausgeschöpft werden.“ Deshalb werden mit der vom Stadtrat beschlossenen Digitalisierungsstrategie Verwaltungsabläufe weiter digitalisiert und Routinetätigkeiten automatisiert. Wichtige Grundlage ist dabei die Einführung eines Datenmanagements für alle Bereiche der Verwaltung. Dabei betont Bernd Kuch: „Es geht hierbei um eine sehr große Reform der Verwaltung. Um auf den Fachkräftemangel zu reagieren und zugleich auch den Bürgerservice zu verbessern, müssen sich Arbeitsabläufe zum Teil grundlegend verändern und durch digitale Prozesse ein effizienteres Arbeiten gewährleistet werden. Aber auch die Beschäftigten dürfen hierbei nicht vergessen und müssen bei diesem Veränderungsprozess begleitet werden.“
Eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie kommt der neuen Stabsstelle „Strategie-, Portfolio- und Projektmanagement“ im Referat für Personal-, Organisations- und IT-Management zu, die zum 1. August ihre Arbeit aufgenommen hat. Sie ist verantwortlich für die strategische Planung der einzelnen Projektschritte, die Portfolioplanung und die Steuerung der Umsetzung.
Die Leitung der Stabstelle übernimmt Carolin Leopold, die bisher im Amt für Organisations- und Personalentwicklung als Sachgebietsleiterin tätig war. Bereits dort war sie mit ihrem Team für Verwaltungsdigitalisierung, Projektmanagement und die Digitalisierung von Arbeitsprozessen verantwortlich. Ein Teil des Sachgebiets wechselt nun zur neuen Stabsstelle und wird dort im Projektverlauf personell weiter verstärkt. Die Verwaltungsdigitalisierung wechselt ins Amt für Informations- und Datensicherheit, um auch hier Schnittstellen zu minimieren. Durch die Bündelung der Bereiche Strategie, Portfolio- und Projektmanagement und Changemanagement wird in diesem Bereich ein optimales Zusammenspiel gewährleistet.
Die Leiterin der neuen Stabsstelle, Carolin Leopold freut sich darauf, die Stadtverwaltung fit für die Zukunft zu machen: „Dafür brauchen wir Spezialisten der Projektsteuerung und -leitung, ebenso wie IT-Spezialisten und die fachlichen Expertinnen und Experten aus den Ämtern. Die Aufgabe der Stabsstelle ist, alle Akteure zu koordinieren und eine zielgerichtete Umsetzung zu gewährleisten. Dabei müssen wir das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf die Erfahrungen bereits erfolgreich umgesetzter Digitalisierungsprojekte im Haus zurückgreifen.“
Ein Blick auf das Startportfolio zeigt, dass es hierbei um große, stadtweite Projekte geht, die auch Außenwirkung auf die Bürger haben. So läuft derzeit ein Projekt „Qualifizierter Telefonservice“, das, sobald es abgeschlossen ist, eine zentrale Anlaufstelle zu allen Fragen und Themen der Stadtverwaltung bietet. Hierzu müssen viele Akteure bei der Stadt in die Projektarbeit eingebunden, neue digitale Arbeitsabläufe und eine zentrale Wissensdatenbank erstellt werden. Ein weiteres Beispiel ist der Aufbau des Welcome Centers für ausländische Fachkräfte. Auch hier müssen zunächst viele Planungen und Arbeiten im Hintergrund laufen, bevor das Projekt eine Außenwirkung entfalten kann.
