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Was eine E-Rechnung ist und wie sich Freelancer auf die kommenden Pflichten vorbereiten, weiß Thomas Maas, CEO von freelancermap, der größten Freelancing-Plattform im deutschsprachigen Raum.
Im März hat der Bundesrat nach langem Ringen das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ verabschiedet, auch bekannt als „Wachstumschancengesetz“. Es enthält zahlreiche Maßnahmen, die die Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Deutschland stärken und Unternehmen entlasten sollen. Eine davon ist die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen und damit auch alle Selbstständigen, die innerhalb Deutschlands eine umsatzsteuerpflichtige Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen. Das heißt, sie müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten sowie selbst versenden können. „Der Gesetzgeber räumt jedoch gewisse Übergangsfristen ein, um gerade kleinen Unternehmen und Solo-Selbstständigen die Umsetzung zu erleichtern“, weiß Thomas Maas, CEO von freelancermap. „Bis Ende 2026 dürfen sie noch Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – zum Beispiel auch PDF-Rechnungen verschicken.“ Ab 2027 sind Unternehmer und Unternehmerinnen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Ab 2028 gibt es dann keine Ausnahmen mehr. Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen für Endverbraucher:innen erbrachte Leistungen, Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrscheine. Für Freelancer, die Projekte für öffentliche Auftraggeber:innen durchführen, ist die E-Rechnungspflicht übrigens nichts Neues: Sie müssen ihre Rechnungen bereits seit mehreren Jahren grundsätzlich digital im Format XRechnung einreichen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Rechnungsstandard EN 16391 ein strukturierter Datensatz, der elektronisch erstellt, übertragen, empfangen und bearbeitet werden kann. Papierrechnungen sowie digitale Rechnungen in nicht strukturierten Formaten – etwa in Form eines PDF – gelten ab 2025 als „Sonstige Rechnungen“. „Die hierzulande bereits eingesetzten elektronischen Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD in der jeweils aktuellen Version erfüllen die Kriterien einer strukturierten E-Rechnung. Das hat das Bundesfinanzministerium bereits bestätigt“, sagt Maas. Laut dem IT-Branchenverband Bitkom nutzen 96 Prozent der großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiter:innen diese strukturierte E-Rechnungsstandards bereits. Bei kleineren Firmen und Solo-Selbstständigen sind die Formate jedoch vielfach noch nicht in Gebrauch – 2023 hätten acht Prozent der Unternehmen ihre Rechnungen sogar noch per Post auf Papier verschickt.
Wie können sich Freelancer vorbereiten?
Der CEO von freelancermap empfiehlt Solo-Selbstständigen, sich rechtzeitig auf die ab Anfang 2025 geltenden gesetzlichen Regelungen vorzubereiten und die technologischen Voraussetzungen zu schaffen. Denn selbst wenn für ihre eigene Rechnungsstellung noch Ausnahmen gelten, müssen sie eingehende E-Rechnungen verarbeiten können. „Freelancer sollten möglichst zügig mit ihren Kund:innen abklären, welches Rechnungsformat diese während der Übergangsfrist bevorzugen“, rät Maas. Im zweiten Schritt gilt es sicherzustellen, selbst E-Rechnungen in einem rechtskonformen Format zu erstellen und zu verarbeiten. Dies ist nicht nur auf der technologischen Ebene eine Herausforderung, sondern auch steuerrechtlich, etwa was die revisionssichere Archivierung von Rechnungen angeht. Er empfiehlt Solo-Selbstständigen, während der Umsetzung Rücksprache mit einer Steuerberater:in sowie einer IT-Expert:in zu halten. Sie können eventuelle Schwierigkeiten frühzeitig erkennen und praktikable Lösungen anbieten.
Die E-Rechnungspflicht als Chance
Von vielen Solo-Selbstständigen wird die E-Rechnungspflicht als Zwangsmaßnahme empfunden, da sie einen zusätzlichen bürokratischen Aufwand befürchten. Maas sieht vor allem die Vorteile: „Mit der Umsetzung der E-Rechnungspflicht macht Deutschland einen riesigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Denn im Zusammenspiel mit moderner Rechnungssoftware ermöglicht die E-Rechnung, Rechnungswesen und Buchhaltung zu einem großen Teil zu automatisieren. Manuelle Bearbeitungsschritte werden auf ein Minimum reduziert, wodurch sich Freelancer auf ihre eigentlichen, wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren können. Die E-Rechnungspflicht ist daher eine echte Chance für Freelancer, ihr Projektgeschäft zukunftssicher aufzustellen.“ Unterstützung bei der Umsetzung bietet unter anderem die Website des Bundesministeriums des Innern und für Heimat. Hier finden Freelancer zum Beispiel Tutorials oder ein Glossar mit allen wichtigen Begriffen zur E-Rechnung.
